編者按：郵寄工作流程目前已經在自動化、生產力和工作效率等方面達到了一個新的高度。

當今的商業節奏已經快到了令人吃驚的地步。互聯網、手機、掌上電腦和其他數字技術使人們能夠以最快的速度訪問到各種信息。這樣一來，人們對信息的采集、使用和存儲速度也就產生了更高的期望。

印刷業是最能體會到客戶期望值升高這一事實的產業。他們的生產周期已經被從幾周壓縮到了幾天甚至是幾個小時。每一個企業都在承受著巨大的壓力，而且擺在他們面前的道路并不平坦。

近年來，很多企業都在倡導無紙化辦公，而且有些企業已經在這方面取得了一定的進步，但我們在工作中仍然需要使用大量的紙張，而且這種紙質文件通常是通過企業的郵寄中心來進行發放的。

既然紙張不會那么快被人們所淘汰，那么企業現在面臨的最大問題就是如何更改地利用數字郵寄技術和簡化郵件的輸入和輸出流程。

老式郵寄中心往往會消耗大量的人力和財力，而新一代郵寄中心則運行起來更加順暢，它能通過先進的電子工具，使空間得到更有效的利用；更快地處理和交換數據；為用戶提供一個簡化的自動化流程；降低印刷生產對環境的影響；并確保信息的安全存儲和使用。

內部模式

從一個郵寄中心的基本任務來看，它更像是一個內部印刷廠。郵寄中心需要接收文件；管理內容；對郵件進行分類、存儲和折疊；采集數字內容；傳播信息；并創建對數字文件的長期保存機制。

盡管一個印刷企業也許只能生產幾種類型的產品，比如小冊子、名片和營銷材料等，但郵寄中心必須要具備對各種形狀、各種尺寸和各種用途的郵件進行處理的能力。

EMC公司EMCCaptiva產品的高級營銷經理SeanBaird指出：“人們通常是通過數字郵件采集解決方案來為大型企業提供郵件服務的。一個基于事務性文件的處理過程往往要涉及多個環節，其中包括采集文件、分類、提取數據和將數據輸送到正確的系統和流程中去。人們在對文件進行掃描之前，需要做大量的準備工作，比如說對文件進行分類、插入獨立頁面或給文件貼上條形碼等。”

Datacap公司的營銷經理DavidJenness也同意SeanBaird的看法，他說：“從本質上來說，一個數字郵寄中心肯定要接觸到各種類型的文件。”Datacap公司是新型DatacapWordfire軟件的開發商，這款軟件能通過文字分析對文件進行自動分類。DavidJenness說：“在對混合文件進行掃描的時候，操作人員需要用一種有效而準確的方法來識別文件。比如說，內部文件的處理方式肯定與普通文件不同，而且有些文件需要被發送到不同的部門，并具有不同的法律要求。”

“大型數字化郵寄中心目前普遍采用的一個方法是對文件進行手工分類，并在掃描之前把獨立的頁面添加進去，”Jenness繼續說到：“在數字郵寄中心里，這可能要用到很多勞動力，并花費大量的成本。DatacapWordfire能讓人們一次性掃描各種類型的文件，而且還能通過識別和比較頁面上的字體確定文件的類型。”